現場陳情
流程一：傾聽民眾意見，增進彼此溝通，於「依法行政原則」下，盡力協助民眾解決問題。
流程二：溝通無共識者，請秘書或業務主管前來協助處理。
流程三：如需與主任洽談者，隨時安排主任與民有約。並填寫「人民陳情表」及「陳情案件處理情形報告表」。
流程四：於期限內（原則上10日）妥適處理及回覆，其時效應扣除例假日，因案情複雜等情事而需延期處理者，須報請主任核准。
書面陳情
流程一：收文人員接獲人民陳情書信後即分文掛號交研考人員列管。
流程二：由研考人員填寫「陳情案件處理情形報告表」。
流程三：擬稿送請主任批示後，即發文並撤銷列管。
流程四：於期限內（原則上10日）妥適處理及回覆，其時效應扣除例假日，因案情複雜等情事而需延期處理者，須報請主任核准
來電陳情
流程一：人民意見並查明案由後，予以答復及適當溝通。
流程二：溝通無共識者，請秘書或業務主管協助處理。如需與主任洽談者，隨時安排主任與民有約。
流程三：填寫「人民陳情表」及「陳情案件處理情形報告表」。
流程四：於期限內（原則上10日）妥適處理及回覆，其時效應扣除例假日，因案情複雜等情事而需延期處理者，須報請主任核准。
電子郵件陳情
流程一：接獲人民陳情後即由收文人員分文掛號交研考人員列管。
流程二：由研考人員填寫「陳情案件處理情形報告表」。
流程三：擬稿送請主任批示後，即發文並撤銷列管。
流程四：於期限內（原則上3日）妥適處理及回覆，其時效應扣除例假日，因案情複雜等情事而需延期處理者，須報請主任核准。

陳情與抱怨

目的：
為有效處理人民陳情案件並提升行政效率，特訂定本作業程序。

範圍：
民眾對於服務態度、電話接聽禮貌、法令疑義等事項以言詞、書面、電話、電子信箱等方式，逕向本所提出之具體陳情或建議、或經由上級或其他機關函轉之陳情等案件。

處理時限：
陳情案件應於3日內妥適處理及回覆，其時效應扣除例假日，因案情複雜等情事而需延期處理者，須報請主任核准。

處理要領：
陳情案件應於3日內妥適處理及回覆，其時效應扣除例假日，因案情複雜等情事而需延期處理者，須報請主任核准。

凡以言詞陳情者，受理人員應做成紀錄，並向陳情人朗讀，或使閱覽後請其簽名或蓋章，陳情人對紀錄有異議者，應更正之。
以書面（包括電子郵件及傳真）陳情者，應登載姓名、聯絡方式及具體事項，收發人員以陳情案件類別登錄公文系統後，分由權責承辦人員依規定辦理，並副知研考人員。
人民親至本所言詞陳情者，由受理人員將所陳述事項，填妥「雲林縣虎尾戶政事務所人民陳情申訴表」（如附件），交由收發人員以陳情案件類別登錄公文管理系統後，分由承辦人員處理，並副知研考人員。
民眾以電話方式陳情時，受理人員應將陳情人姓名、地址、電話及陳情內容詳予記錄，並依前款規定辦理。
因法令適用疑義請示上級或相關權責機關之案件，俟釋復並答覆陳情人後結案，未結案前仍應持續追蹤。
陳情案件有下列情形之一者，經主任核准後得不予處理，惟仍應予登記，以利查考：
1. 無具體之內容或未具真實姓名及住址者。
2. 同一事由經適當處理並已明確答覆後，而仍一再陳情者。
3. 非「陳情事項」之主管業務，接獲陳情人以同一事由分向各機關陳情者。

檢討改進：

被陳情之員工應提出書面說明交由研考人員列管，相關案例並於所務會議提出檢討改進及列為所內教育訓練教材，以增進服務品質。
民眾陳情事項有助於提昇服務品質者應作成案例，公布同仁周知，以增進民眾對本所推行為民服務工作之信賴與支持。

民眾陳情申訴事項有保密之必要者，承辦人及業務主管應予保密。

本作業規定奉核定後即日實施，如有未盡事宜，得隨時修訂補充之。

申訴電子信箱：

意見信箱